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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Kaizen: Kontinuierliche Verbesserung mit Standard, Nachweis und Kontrolle
Kaizen ist ein Managementansatz, bei dem eine Organisation ihre Abläufe in kleinen, überprüfbaren Schritten verbessert: Jede Verbesserung setzt an einem festgelegten Standard an, wird gemessen und erst nach bestätigter Wirkung zum neuen Standard. Das japanische Wort bedeutet «Verbesserung».
Als systematische Methode verbreitet hat Kaizen Masaaki Imai, der 1985 das Kaizen Institute gründete, eingetragen in der Schweiz, und 1986 sein Buch «Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success» veröffentlichte. Für Organisationen mit Prüf- und Nachweispflichten ist Kaizen deshalb interessant, weil der Ansatz Verbesserung an Standards, Messung und Dokumentation bindet. Genau diese Elemente verlangen auch Managementsystemnormen wie ISO/IEC 27001 und Aufsichtsvorgaben wie das FINMA-Rundschreiben 2023/1.
Das Wichtigste in Kürze
- Regelkreis: Standard, Abweichung, Ursache, Massnahme, Wirksamkeitsprüfung, neuer Standard.
- Kontrolle: Verbesserungen an IT-Systemen laufen über das Change Management, kleine Änderungen über vorab genehmigte Standard-Changes.
- Nachweis: Ein Verbesserungsregister macht sichtbar, wer was wann entschieden und überprüft hat.
- Regulatorik: FINMA-RS 2023/1 verlangt, Prozesse und Kontrollen zu Cyber-Risiken kontinuierlich weiterzuentwickeln, die DSV die laufende Überprüfung der Datensicherheitsmassnahmen.
Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit dem Lean Enterprise Institute, dem Kaizen Institute, FINMA-RS 2023/1 und der Datenschutzverordnung (Quellen am Ende des Artikels)
Kaizen als Regelkreis: Standard, Abweichung, Massnahme
Aus Governance-Sicht ist Kaizen ein Regelkreis. Er funktioniert nur, wenn jedes Glied definiert ist.
Der Standard als Referenz
Das Lean Enterprise Institute beschreibt standardisierte Arbeit als dokumentierten Ablauf, der zugleich Grundlage jeder Kaizen-Verbesserung ist. In der IT entspricht das einer freigegebenen Verfahrensbeschreibung oder einem modellierten Workflow. Ohne diese Referenz lässt sich weder eine Abweichung feststellen noch eine Verbesserung belegen.
PDCA als Kontrollschleife
Der PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) strukturiert jede Verbesserung: Ziel und Massnahme festlegen, im begrenzten Rahmen umsetzen, Wirkung prüfen und bei Erfolg den Standard anpassen. Für eine Prüfung ist der Schritt «Check» entscheidend. Er zeigt, dass eine Massnahme nicht nur umgesetzt, sondern auf ihre Wirksamkeit überprüft wurde.
Ursachenanalyse statt Symptombehandlung
Mit der Frage nach dem Warum, oft als 5-Why-Methode bezeichnet, wird ein Fehler bis zur Grundursache zurückverfolgt. Im IT Service Management ist das die Aufgabe des Problem Managements. Eine dokumentierte Root Cause Analysis ist zugleich ein Beleg dafür, dass eine Organisation aus Vorfällen lernt.
Offenheit und Verantwortung
Kaizen setzt voraus, dass Fehler gemeldet werden. Google beschreibt im SRE-Handbuch «blameless postmortems», die beitragende Ursachen suchen, ohne Personen anzuklagen. Das hebt die Verantwortung nicht auf: Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten (AKV) für Massnahmen bleiben klar zugewiesen. Gefragt wird nach dem Ablauf, beauftragt wird eine Person.
Kaizen und Change Management: wann eine Verbesserung eine Freigabe braucht
Kaizen lebt von kleinen, schnellen Schritten. In einer kontrollierten IT-Umgebung darf das aber nicht bedeuten, dass Systeme ohne Bewertung geändert werden. Die Lösung liegt in einer klaren Einteilung.
| Kleine Verbesserung | Wesentliche Änderung |
|---|---|
| Beispiel | |
| Pflichtfeld in einem Anfrageformular | Neue Rechtevergabe für ein Kernsystem |
| Risiko | |
| Gering und bekannt | Neu zu beurteilen |
| Freigabe | |
| Vorab genehmigter Standard-Change | Change mit Bewertung und Freigabe |
| Dokumentation | |
| Eintrag im Register und Historie | Change-Record mit Risikobewertung |
| Prüfung | |
| Wirkung nach wenigen Wochen | Review nach der Umsetzung |
Das FINMA-Rundschreiben 2023/1 verlangt vor wesentlichen Änderungen an Produkten, Aktivitäten, Prozessen und Systemen ad hoc Risiko- und Kontrollbeurteilungen. Kleine, wiederkehrende Verbesserungen mit bekanntem Risiko lassen sich dagegen als Standard-Changes vorab freigeben. So bleibt Kaizen schnell, ohne die Kontrolle zu umgehen. Mehr dazu im Glossarartikel Change Management.
Abgrenzung zu Kaikaku und CSI
Kaikaku bezeichnet laut Lean Enterprise Institute die radikale, schnelle Neugestaltung eines Ablaufs. Sie gehört in ein Projekt mit eigener Governance. Continual Service Improvement (CSI) war der Name der Verbesserungsphase in ITIL v3, in ITIL 4 ist Continual Improvement eine eigene Practice. Kaizen beschreibt die Haltung, ITIL und ISO/IEC 20000-1 liefern den organisatorischen Rahmen dafür.
Verbesserung in regulierten Umgebungen nachweisen
Banken, Versicherungen, Spitäler und Verwaltungen müssen nicht nur verbessern, sondern auch belegen können, dass sie es tun. Drei Vorgaben sind dabei besonders relevant:
- FINMA-RS 2023/1 (Banken): Für das Management der Cyber-Risiken sind Verfahren, Prozesse und Kontrollen «kontinuierlich weiter zu entwickeln und zu verbessern». Nach einer erfolgreichen oder teilweise erfolgreichen Cyber-Attacke ist der FINMA nach Abschluss der Fallbearbeitung ein abschliessender Ursachenbericht einzureichen.
- Datenschutzverordnung (DSV), Art. 1 Abs. 5: Schutzbedarf, Risiko und technische und organisatorische Massnahmen sind über die gesamte Bearbeitungsdauer zu überprüfen und nötigenfalls anzupassen.
- ISO/IEC 27001: Das Kapitel «Verbesserung» verlangt fortlaufende Verbesserung sowie den Umgang mit Nichtkonformitäten und Korrekturmassnahmen. Zur Norm siehe ISO 27001.
Das Verbesserungsregister als Nachweisinstrument
Ein Register macht aus vielen kleinen Verbesserungen einen prüfbaren Prozess. Pro Eintrag sollten feststehen: Auslöser (Vorfall, Prüfbefund, Kennzahl, Hinweis aus dem Team), Ursache, Massnahme, verantwortliche Person, Freigabe, Termin und das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung. Personendaten gehören nur so weit hinein, wie sie für die Massnahme nötig sind.
Beispiel: Berechtigungen nach einem Stellenwechsel
Angenommen, eine Privatbank in Zürich stellt bei der jährlichen Rezertifizierung fest, dass Mitarbeitende nach einem internen Wechsel noch Rechte aus der alten Funktion haben. Die Ursachenanalyse zeigt: Der Wechsel wird zwar im HR erfasst, löst aber keinen Auftrag an die IT aus. Die Massnahme ist ein Workflow, der bei jedem Funktionswechsel die alten Rechte zur Überprüfung vorlegt. Nach der nächsten Rezertifizierung wird die Wirkung geprüft und der Ablauf als Standard übernommen.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigen zwei Referenzen: Die Libera AG hat ihren On- und Offboarding-Prozess für das HR mit dem Prozessdesigner von ky2help® in Eigenregie aufgebaut. Beim Personalamt des Kantons Thurgau sind HR-Prozesse lückenlos nachvollziehbar, dokumentiert und archiviert. ky2help® bietet dafür automatische Historisierung, ein integriertes Daten-Audit und eine revisionssichere, durchgängige Dokumentation. Betrieben wird es als SaaS mit eigener Instanz in einem Rechenzentrum in der Schweiz oder in Deutschland oder On-Premises.
Risiken und Prüfpunkte
Kaizen schafft Wert, wenn Verbesserungen kontrolliert ablaufen. Fünf Risiken treten in der Praxis häufig auf:
- Änderungen am Change vorbei: Gut gemeinte Anpassungen an Systemen ohne Bewertung und Freigabe untergraben das interne Kontrollsystem.
- Schattenlisten: Verbesserungen werden in Tabellen einzelner Teams geführt. Bei einer Prüfung fehlt der Gesamtüberblick.
- Keine Wirksamkeitsprüfung: Massnahmen gelten als erledigt, sobald sie umgesetzt sind, nicht wenn ihre Wirkung belegt ist.
- Personendaten in Analysen: Auswertungen von Tickets enthalten oft Namen und Gerätedaten. Sie sollten zweckgebunden, mit beschränktem Zugriff und so sparsam wie möglich erfolgen.
- Kennzahlen als Leistungskontrolle: Werden Verbesserungskennzahlen zur Beurteilung Einzelner genutzt, sinkt die Bereitschaft, Fehler zu melden.
Prüfpunkte für interne Revision und Audit
- Gibt es ein zentrales Verbesserungsregister mit Verantwortlichen und Terminen?
- Ist für jede Massnahme dokumentiert, ob sie als Standard-Change oder als bewerteter Change umgesetzt wurde?
- Wird die Wirksamkeit mit einem Vorher-nachher-Vergleich belegt?
- Fliessen Vorfälle, Prüfbefunde und Ursachenberichte systematisch ins Register ein?
- Werden die angepassten Standards versioniert und den betroffenen Teams bekannt gemacht?
- Berichtet das Management regelmässig über offene und abgeschlossene Verbesserungen?
Für Finanzinstitute beschreibt die Seite ky2help® in der Finanzbranche weitere Anwendungsfälle.
Häufige Fragen zu Kaizen
Was ist Kaizen?
Kaizen ist ein Managementansatz aus Japan, bei dem eine Organisation ihre Abläufe in kleinen, überprüfbaren Schritten verbessert. Jede Verbesserung setzt an einem festgelegten Standard an und wird nach bestätigter Wirkung zum neuen Standard. Das Wort bedeutet «Verbesserung».
Braucht jede Kaizen-Verbesserung einen Change?
Nein, aber jede Änderung an IT-Systemen sollte über das Change Management laufen. Kleine, wiederkehrende Verbesserungen mit bekanntem Risiko lassen sich als vorab genehmigte Standard-Changes festlegen. Wesentliche Änderungen brauchen eine eigene Risikobeurteilung und Freigabe.
Wie weist man kontinuierliche Verbesserung bei einem Audit nach?
Mit einem zentralen Verbesserungsregister, in dem Auslöser, Ursache, Massnahme, Verantwortliche, Freigabe und das Ergebnis der Wirksamkeitsprüfung dokumentiert sind. Dazu kommen versionierte Standards und regelmässige Berichte an das Management.
Was verlangt die FINMA zur kontinuierlichen Verbesserung?
Das FINMA-Rundschreiben 2023/1 verlangt unter anderem, Verfahren, Prozesse und Kontrollen zum Management der Cyber-Risiken kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu verbessern. Vor wesentlichen Änderungen an Prozessen und Systemen sind ad hoc Risiko- und Kontrollbeurteilungen durchzuführen.
Was ist der Unterschied zwischen Kaizen und CSI?
Kaizen ist eine Managementphilosophie für kleine, stetige Verbesserungen. Continual Service Improvement (CSI) war die Verbesserungsphase in ITIL v3, in ITIL 4 heisst die entsprechende Practice Continual Improvement. Kaizen liefert die Haltung, ITIL den organisatorischen Rahmen.
Wie unterstützt ky2help® kontrollierte Verbesserungen?
ky2help® historisiert Änderungen automatisch, bringt ein integriertes Daten-Audit mit und dokumentiert Abläufe revisionssicher. Workflows passen Sie im Prozessdesigner ohne Programmierer an. Der Betrieb ist mit eigener Instanz in einem Rechenzentrum in der Schweiz möglich.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- Lean Enterprise Institute: Kaizen, Standardized Work, PDCA, Kaikaku
- Kaizen Institute: What is KAIZEN (Geschichte, Gründung 1985)
- FINMA: Rundschreiben 2023/1 «Operationelle Risiken und Resilienz – Banken»
- Fedlex: Verordnung über den Datenschutz (DSV), SR 235.11
- Google: Site Reliability Engineering, Kapitel 15: Postmortem Culture
- Toyota Motor Corporation: Toyota Production System
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